Todo el mundo tiene un calendario: el de Google, el que viene con el ordenador o el de cualquier aplicación más o menos conocida. El calendario es una de las herramientas más importantes de la efectividad, pero también es una herramienta que suele usarse muy mal.
En mi otra vida (antes de conocer GTD) he usado el calendario de mil formas muy locas. Os cuento una como ejemplo: en mi obsesión insana por sobreplanificar, llegué a distribuirme en franjas de una hora todo lo que quería hacer al día siguiente.
Sí, sí, no miréis para otro lado: seguro que alguna de las personas que me leéis también lo habéis hecho.
Por supuesto, lo que me sucedía cada día es que tenía que mover las actividades para delante y para atrás, porque aquello que yo había decidido hacer a las 11:00 no podía ser, por diferentes causas: una reunión imprevista, un asunto que se convertía en urgente, algo que me llevaba más tiempo del previsto o, simplemente, que no podía adivinar lo cansado que estaría a una hora en concreto. Así que lo de las 11:00 pasaba a las 12:00 y lo de las 12:00 a las 13:00… y así sucesivamente.
Una locura.
Un calendario efectivo
En el calendario solo deberíamos anotar aquellos recordatorios que tienen una fecha y/o una hora reales. Punto. Parece de perogrullo, pero no lo es.
Las fechas del calendario han de ser inequívocamente objetivas: «reunión el día 12 a las 18:00», «examen el día 23 a las 12:00»; también puede ser que no haya una hora concreta: «el día 23 hay que entregar el proyecto».
En el calendario no debes añadir fechas subjetivas. Aunque a ti te parezca que estás en disposición de entregar un trabajo el próximo jueves a las 10:00, a no ser que esa sea la fecha tope de entrega, la real, no debes anotarla en el calendario. ¿Y dónde la anotas? En una lista de tareas aparte.
Insisto: en el calendario van aquellas fechas de vencimiento reales, de modo que si no he hecho algo antes, eso va a tener consecuencias indeseadas para mí, aunque no sean graves. Si no llego al cine a la hora prevista, pierdo las entradas; si no llego a una reunión, no asisto; si sobrepaso la fecha límite para entregar la declaración de la renta… Pues eso.
Todo lo que no encaje con lo que acabo de contar son fechas ficticias, vencimientos autoimpuestos que, cuando se incumplen, generan insatisfacción. Además, me nublan la vista e interfieren en la toma de decisiones diaria sobre qué tareas debo hacer en cada momento.