Un proyecto no es lo que tú crees

El problema que tenemos a veces con las palabras es que puede que se hinchen sin nosotros darnos cuenta, que cojan volumen y acaben significando algo demasiado grande, inabarcable.

La palabra «proyecto» es de estas.

Piénsalo: «Tengo un proyecto». Dilo en voz alta. Imagínate pronunciando cada letra, muy ufano. «Un proyecto, un proyecto…», resuena en el espacio. Quien escucha o lee esto imagina algo gordo, macanudo, complejo, grande.

Yo vengo a pinchar el globo: para GTD, para la productividad personal, un proyecto es algo que tiene más de una acción. Punto pelota.

Una de las ventajas de tener un sistema de productividad personal basado en listas de accionables es que siempre tenemos ítems en esas listas reducidos a la mínima expresión. No hay deseos, no hay objetivos (otra palabra que se hincha solita), no hay retórica: hay cosas concretas que hacer, mondas y lirondas. «Llamar al fontanero para arreglar el grifo de la cocina», «comprar aceite para la ensalada», «enviar un correo a Jorge para reclamarle la factura xxx». Cuando se hacen, se tachan.

(Lo he estado contando en los artículos anteriores a este, por si caes aquí por primera vez).

Un proyecto no es algo complejo (no necesariamente)

José Miguel Bolívar aclara que en GTD los proyectos no son lo que solemos pensar que son en el habla común: no tienen por qué ser algo complejo, no son un inventario de acciones, no son objetivos. Un proyecto es un resultado, un resultado que quiero conseguir que requiere más de una acción.

A ver si puedo explicarlo bien.

La acción «llamar al fontanero para que arregle el grifo de la cocina» es una acción individual, que tiene un resultado deseado muy sencillo, que no es otro que aparezca en nuestra casa ese profesional en concreto. Cuando eso ocurre, tacho ese recordatorio de mi lista de próximas acciones y puedo seguir con otras tareas que tenga anotadas.

Sin embargo, algunos resultados requieren de más de una acción. Con frecuencia, la segunda acción no se puede hacer sin haber pasado antes por la primera. Precisamente esto, un resultado con más de una acción, es un proyecto. Veamos un ejemplo.

Debo pasar la ITV del coche. «Pasar la ITV» no es una acción que se termine en sí misma, ya que requiere que haga algunas cosas antes. Lo primero que debo hacer es pedir cita. Por tanto, mi próxima acción, sin la que no puedo hacer nada, es esa: «pedir cita para pasar la ITV».

Vamos a complicar un poco la cosa. Hemos pedido cita, la hemos obtenido y ya podemos tacharla de nuestra lista. Nos la han dado para un martes a las 09:00 dentro de tres semanas. ¿Qué hago ahora? Anotar esa cita en otra lista, en mi calendario, donde, recordad, solo se anotan fechas objetivas. Ojo, todavía no he logrado el resultado deseado, que es pasar la ITV.

En la revisión semanal de mi sistema, pongamos, por ejemplo, una semana antes de la cita que me han dado en la ITV, me planteo si necesito algo antes de llevar el coche. Y, sí, así es. Yo no puedo llevarlo porque tengo turno de mañana en el trabajo, así que le voy a preguntar a mi hermano si puede hacerlo por mí. Tacatá, acción al canto: «llamar a mi hermano para preguntarle si puede llevar el coche a la ITV por mí».

Una vez que el coche haya pasado la ITV, habré logrado el resultado y podré tachar también este proyecto de mi lista de proyectos. Porque, por supuesto, tengo una lista con los proyectos-resultados que quiero conseguir y que no se resuelven con una única acción.