Estoy obsesionado con la productividad, con ser más eficaz en la gestión del tiempo. Al final, todo se reduce a una ecuación simple de contar a los demás, pero no tan fácil de resolver: cómo mantener un equilibrio entre la vida personal y la profesional, cómo distribuir un bien escaso —el tiempo— de forma adecuada entre esas dos esferas de nuestra vida.
Me gusta mi trabajo. Unos cuantos años después, disfruto haciendo lo que hago. Es un buen comienzo para ser productivo, ¿no creéis? Aun así, cada día me enfrento a algunos problemas que van en contra de mi/nuestra capacidad de ser productivos y que me generan frustración.
No voy a ser muy original, seguro que cuando os enumere esos problemas os sentiréis aludidos: cómo (y cuándo) gestionar la avalancha de correos electrónicos, cómo afrontar correctamente las tareas diarias que debo hacer en mi jornada laboral para terminar a tiempo todos los proyectos en los que estoy implicado, cómo evitar las distracciones y las interrupciones, cómo conseguir una buena concentración…
Para mí, es clave no llevarme a casa más trabajo de lo estrictamente razonable. En un mundo ideal, deberíamos resolver todo lo concerniente a lo laboral en nuestro espacio de trabajo... Clic para tuitearPara mí, es clave no llevarme a casa más trabajo de lo estrictamente razonable. En un mundo ideal, deberíamos resolver todo lo concerniente a lo laboral en nuestro espacio de trabajo (o en nuestro tiempo de trabajo, que hay personas que trabajan en su casa). Sé que esto es imposible al 100 %, que algunas profesiones (la mía, por ejemplo) te exigen que en tu casa prepares una clase, leas un material o te conectes con otras personas por videoconferencia. Eso es así. Lo sé y lo asumo.
Precisamente por eso, todo, absolutamente todo lo que pueda resolver en mis horas de trabajo, lo resuelvo allí. Es bueno para mí y es bueno para mi empresa (en mi caso, para mi universidad).
Cómo persigo la productividad
En esta obsesión que os estoy revelando por ser productivo, lo primero que he tratado de hacer es desarrollar un sistema de productividad. Todos tenemos nuestras rutinas de trabajo y, muchos, sin saberlo, realizamos acciones que tienen todo el sentido y que juegan a favor de nuestra productividad. Desgraciadamente, también ocurre que, muchas veces sin ser conscientes, nuestro sistema presenta debilidades o aspectos que son mejorables.
Como os decía, en mi caso he tratado de desarrollar un sistema de productividad que se basa en algunos principios clave del GTD (Getting Things Done), adaptados a la especificidad de mi trabajo. Y esto no es más que diseñar o adaptar (y aplicar) algunas rutinas que me ayudan a rendir mejor y que tratan de minimizar (nunca se consigue del todo) las distracciones.
No es este el lugar en el que hablar de la filosofía del GTD, pero, para que os hagáis una idea, de fondo lo que preconiza es que nuestra memoria es limitada y que debemos emplear nuestros recursos mentales en pensar y ser creativos, y no en recordar tareas (perdón si no estoy siendo muy preciso en transmitir su espíritu, es una traducción libre de la filosofía del GTD).
Un sistema de GTD tiene 5 pasos:
- Recopilar todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.
- Procesar: tomar decisiones sobre qué hacer con la información que hemos recopilado.
- Organizar es exactamente eso, organizar, y además mantener un seguimiento de las tareas que hemos recopilado y procesado.
- Revisar. La explicación que da la Wikipedia sobre este momento del proceso es muy buena. Dice así: «Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo».
- Hacer. Parece una obviedad, pero no lo es. Nada de nuestro sistema tiene sentido si no terminamos por hacer lo que tenemos que hacer, por sacar adelante nuestras tareas.
Lo que yo he hecho es adaptar esa filosofía del GTD a mi trabajo y a mi realidad. Para eso, me ayudo de alguna herramienta externa. En concreto, utilizo una aplicación muy interesante para productividad que se llama Todoist.
¡Ojo, las aplicaciones son una ayuda, son un medio, no son un fin! Igual que uno no se convierte en un cocinero o cocinera excelente solo por haberse comprado la Thermomix, nadie se transforma en el sumun de la productividad solo por comprarse un programa. Hay que tener decisión y las cosas un poco claras.
Algunos recursos para mejorar la productividad
He recopilado algunos recursos que quizá os puedan ser útiles si tenéis curiosidad por aprender algo más de productividad:
- Limni, blog de productividad de Javier Cristóbal
- Aprendiendo GTD: podcast de productividad, efectividad personal y GTD
- Podcast de productividad móvil
- Los principios básicos del GTD
- Todoist: un gestor de tareas multiplataforma
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