Lo urgente no existe (casi nunca)

Haz el siguiente ejercicio: apunta en un papel las diez últimas cosas que hayas tenido que hacer en tu trabajo. Da igual si trabajas en una oficina o en una fábrica. Tampoco es importante si en vez de trabajar eres estudiante.

¿Cuántas de esas diez cosas eran urgentes?

Si no trabajas en Sanidad (donde muchas veces has de actuar rápido para evitar que se te muera alguien), me atrevo a decir que una o ninguna.

Casi nada es urgente. Como lo oyes.

Otra cosa muy distinta es que algo se haya convertido en urgente porque tu jefe o jefa te lo ha pedido para ayer. Y aun así, me juego el dedo meñique de la mano izquierda a que es algo urgente para él o ella, pero que si rascas un poco, en realidad no lo es.

Tampoco me vale como urgente todo aquello que procrastinas. Aquello a lo que vas dándole patadas para adelante hasta que ya no te queda más remedio que hacerlo, porque si no te explota. No era urgente; tú lo has convertido en urgente.

¿Cómo es tu trabajo?

Te propongo que te hagas una (aparentemente) sencilla pregunta: ¿cómo es tu trabajo? Quiero decir, que te preguntes si, normalmente, sueles acudir a tu puesto o a tu lugar de estudio sin saber muy bien qué te deparará el día, al menos la mayor parte del tiempo. Si es así, tu trabajo es fundamentalmente «trabajo según surge» (así lo llama GTD). Entonces tienes un pequeño problema.

Si en tu trabajo es habitual que haya que ir apagando un fuego tras otro, el problema es enorme.

Si vas decidiendo qué hacer sobre la marcha, si tienes que dejar con frecuencia alguna tarea porque te has dado cuenta de que hay otra más «urgente» (con un montón de comillas) o si esto no lo decides tú, sino que un superior te llama o te escribe y te dice que debes dejar lo que estás haciendo y ponerte «urgentemente« (más comillas) con algo… Entonces tienes un problemón.

Para empezar, repito, casi nada es urgente. Hay trabajo que tiene límites temporales (estudiar para un examen que se celebra en una fecha, entregar un proyecto o presentar la declaración). Pero eso no significa que sea urgente.

Las urgencias de otros

A veces, las urgencias son de otros, que no hicieron a tiempo lo que debían o que se sienten más seguros si te piden las cosas para ya.

Esto sucede por cuatro razones: 1) porque no se fían de que las entregues en plazo (y entonces debes hacer autocrítica); 2) porque se sienten más seguros y creen que ese estilo de liderazgo es el más apropiado, pero realmente están arrastrando a todos los que dependen de él o de ella a un pozo oscuro; 3) porque no delegan correctamente las tareas: delegar no es olvidar, exige un control periódico en función de la actividad; 4) por incompetencia.

¿Cómo se puede resolver esto? Básicamente, dedicando tiempo a definir tu propio trabajo. y esto, amigas y amigos, lo cuento en la entrada de la próxima semana.