Las listas de tareas: productividad y GTD

Este artículo es continuación del de la semana pasada, titulado «GTD: los fundamentos de la productividad».

Después de haber visto los principios generales sobre los que se asienta la filosofía GTD, hoy quiero explicar de forma sencilla la clave organizativa del sistema: GTD se basa en el uso de listas.

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El espacio anterior lo he dejado para que digáis en voz alta todo lo que queráis: «eso lo llevo haciendo yo mucho tiempo», «las listas no funcionan: no sé dónde las pongo», «yo hago listas, pero al final tengo chorrocientas tareas y no sirven de nada»…

Después de un instante de desahogo (yo también dije cosas parecidas a esas), quiero haceros caer en la cuenta de que nuestro cerebro nos juega malas pasadas, porque no suele recordarnos las cosas cuando debe, sino en el momento menos oportuno y, además, nuestro día a día nos abruma con todo lo que debemos recordar.

Por eso lo más efectivo es tener un lugar —un sistema— en el que podamos anotar todo eso y así liberar nuestra cabeza. Lógicamente, ese lugar ha de ser confiable para que estemos tranquilos y sepamos que todo está ahí. Aquí entran en juego las listas, el sitio donde anotamos lo que debemos recordar. Dos claves del uso de listas en GTD:

1. No tenemos cualquier lista ni tampoco un número ilimitado. GTD prevé el uso de unas listas básicas, con una lógica que os iré desgranando a continuación.
2. La segunda clave tiene que ver con cómo ponemos nuestras ideas/tareas/ocurrencias en esas listas, qué pasos seguimos para hacerlo.

Seguid el razonamiento: tengo una idea, recibo una información, me piden que haga una tarea… ¿Qué hago? Según la lógica que os cuento, saco eso de mi cabeza y lo anoto en un lugar. ¿Basta con eso? No, no basta. En algún momento he de revisar ese sitio donde estoy apuntando cosas y empezar a preguntarme qué significan para mí esas cosas que he apuntado.

Listas de acciones y bandejas de entrada

Todas esas «cosas» que nos entran cada día (GTD las llama «incompletos») van a lo que llamamos bandejas de entrada. Tenemos múltiples bandejas: nuestro correo electrónico, un cuaderno de notas donde apunto ideas, el buzón de voz del teléfono, el buzón postal… Todos esos recipientes contienen «cosas» (perdonad la imprecisión) que luego deberemos tratar.

Pues bien, el proceso del trabajo productivo comienza dando sentido a los incompletos: pensando qué significan para mí y decidiendo si requieren una acción o no.

Tenemos seis opciones después de preguntarnos si algo requiere acción. Lo mejor es que lo explique con siete ejemplos.

No requiere acción

PRIMER EJEMPLO. En mi cuaderno de notas apunté una idea a primera hora de la mañana para trabajarla en un curso que voy a impartir. A mediodía me dicen que tengo menos tiempo para el curso del que pensaba. Mi idea no sirve. ¿Qué hago con ella? La elimino. Esto se aplica a cualquier «cosa» (incompleto) que pueda eliminar de mis bandejas de entrada. Lo que no sirve para una próxima acción se tira, se incuba o se archiva.

SEGUNDO EJEMPLO. Tengo en el buzón de casa un folleto sobre vacaciones en un crucero. ¿Qué significa para mí? Puede ser información útil porque siempre he querido hacer un crucero y no tengo decididas las vacaciones (GTD no diferencia entre lo personal y lo profesional). ¿Requiere una acción? No de forma inmediata, más adelante en el tiempo podré volver a consultar el folleto para decidirme. Por tanto, lo guardo para realizar sobre él una acción —consultarlo— más adelante. En terminología GTD, lo «incubo» en una lista que se llama «algún día / tal vez».

TERCER EJEMPLO. He descubierto una web con información muy útil que quiero conservar. No requiere acción, pero sí merece la pena archivarla. Va a un archivo a largo plazo.

Sí requiere acción.

CUARTO EJEMPLO. La regla de los 2 minutos. Si algo se puede hacer en más o menos dos minutos, no lo anotes: hazlo. Poned vosotros el ejemplo.

QUINTO EJEMPLO. Tengo un correo de mi jefe convocándome a una reunión en tres días. ¿Qué significa para mí? Es una convocatoria de trabajo para una fecha y una hora concretas. ¿Requiere una acción que deba recordar? Obvio: ir a la reunión en el día y la hora fijadas. ¿Puedo apuntarla en una lista? Sí, en el calendario que, a todos los efectos, es una lista para GTD. ¡Ojo! En el calendario solo se anotan recordatorios con fecha objetiva. Nada más. No se anotan tareas.

SEXTO EJEMPLO. He de redactar un artículo que me ha solicitado una revista. ¿Requiere una acción? Sí. Por tanto, debo colocar esta acción debidamente redactada —esto lo explico en el siguiente artículo— en otra lista que GTD tiene para este efecto: es una lista que se llama «siguientes acciones».

SÉPTIMO EJEMPLO. Hay que comenzar un proyecto en el trabajo. La primera acción de ese proyecto debe hacerla una persona a mi cargo. Debo delegar esa tarea. La anoto en mis acciones delegadas para tenerla controlada.

Conclusiones de la organización por listas en GTD

• Anoto todo lo que me preocupa, lo que debo hacer, las ideas que tengo… Lo que yo recojo más lo que me llega sin hacer yo nada (correos, por ejemplo) entran en bandejas de entrada que debo procesar (es el próximo artículo, el de la semana que viene).
• Tras procesarlo, pongo en mis listas todo lo que necesito recordar. Tengo estas listas: siguientes acciones, acciones delegadas, calendario, algún día / tal vez.
• Consulto todas mis listas (el calendario, la lista de siguientes acciones, aquellos que he delegado en otros) y voy trabajando en cada una de esas acciones. En el próximo artículo hablaré de cómo filtrar esas listas si contienen demasiadas acciones y también de los proyectos.