Lo voy a soltar a bocajarro: contestar correos no es trabajar. Ale, ya lo he dicho.
Bueno, matizo: pasar una gran parte del tiempo de trabajo —y a veces también del personal— leyendo y respondiendo correos no es trabajar con eficacia. Esta afirmación me ha quedado más suave que la anterior.
Por supuesto, hay excepciones a esto que digo: las personas cuyo objetivo en su trabajo sea, precisamente, ese: contestar correos de clientes, centros de ayuda, etc.
En la entrada de la semana pasada hablaba de cómo controlar el uso del móvil y os anunciaba que trataría de explicaros cuál es mi experiencia en la gestión del correo electrónico.
Me encuentro con cierta frecuencia con personas que viven casi literalmente enterradas en montañas de correos y que sus horas de trabajo consisten en tratar de vaciar su bandeja de entrada. Lo siguiente que les sucede es que hay una gran cantidad de trabajo efectivo que —no les queda otro remedio— tienen que terminar en su casa, con la correspondiente angustia e insatisfacción personal.
Suele coincidir que estas mismas personas afirman que no pueden estar 24 horas sin consultar el email, y suelo escucharles frases como estas: «Ya verás cuando vuelva a la oficina», «Me va a tocar trabajar todo el fin de semana para ponerme al día», etc.
Os ofrezco a continuación cinco ideas para gestionar el correo electrónico. Si se os ocurre alguna más, dejadme un comentario en este artículo.
Cinco ideas sobre cómo gestionar eficazmente el correo electrónico
- Plantéate cuál es el objetivo de tu trabajo, en qué consiste tu desempeño. Ponle palabras, escríbelo. ¿Estás haciendo eso que dices que debes hacer? ¿Lo haces con eficacia? Si la respuesta es no, pueden suceder dos cosas: o no estás definiendo bien tu labor o estás haciendo tareas que enmascaran tus obligaciones. Has de considerar hablar con tus jefes y expresarles tus reticencias y tus dudas.
- El programa de correo electrónico no tiene que estar siempre abierto. Es una costumbre llegar por la mañana, revisar Gmail, Outlook o el gestor que utilices y después dejarlo abierto «por si entra algo urgente». Error mayúsculo. Fíjate —más o menos— unas horas, unos tiempos de consulta. No tienes que parar tu actividad cada vez que te entre un correo para contestarlo. Dedica el tiempo sin el programa de correo abierto a trabajar de verdad.
- Nada realmente urgente entra por correo electrónico (o muy poco). Otro día tenemos que hablar de las urgencias, porque el 90 % no lo son, son negligencias. ¿De verdad alguien que está muy, pero muy apurado para que resuelvas algo, te escribe un correo electrónico? Te sugiero que hagas una lista de tareas (ya he hablado de esto en varias entradas). Algunas de esas tareas pueden ser resolver lo que se te pide en un correo, pero ni has de hacerlo en el momento de recibirlo ni necesariamente es lo primero a lo que debes ponerte cada día.
- Si tienes mucho volumen de mensajes, saca los boletines, promociones y mensajes personales a una carpeta (hay reglas fáciles que lo hacen de forma automática) o, mejor aún, usa un único gestor de correo para el trabajo y otro para lo personal. Aligerarás tu correo y la montaña ya no será tan alta.
- Si en un correo se te exigen muchas cosas que requieren elaboración y no solo una respuesta rápida, eso es una tarea (o varias) y no tienes por qué resolverla en ese instante. Por ejemplo, alguien te pide unos datos concretos y después te hace una ristra de preguntas que son, prácticamente, un informe. Puedes responder con las cifras concretas —si las tienes a mano— y decirle a esa persona que en los próximos días gestionarás todo lo que solicita. Hay que educar a los demás en que hay cosas que no pueden ser inmediatas. Y no pasa nada.