Hacer revisión para triunfar

Nuestro sistema de productividad personal se basa, simplificando, en tres principios muy sencillos: lo apunto todo, pienso sobre lo que he apuntado y lo organizo en listas.

«Vale. Entonces me tendré que poner recordatorios para…».

No. No, no, no. No nos hacen falta recordatorios. Para eso están las listas.

«Tendré que poner un aviso un día para hacer una tarea porque, ¿y si me olvido?».

No te olvidas. Si me haces caso (en realidad, si sigues a rajatabla lo que dice GTD que hay que hacer), no te olvidas. Prometido. Y este sistema, ideado por David Allen, dice que la clave de que el sistema siempre esté bajo control consiste en revisar.

La revisión diaria

Revisar el sistema diariamente es importante.

Si tengo el sistema limpito —es decir, si aclaro varias veces al día todas las bandejas de entrada que tengo con posibles tareas, elimino lo que no quiero, archivo o incubo lo que no requiere acción por mi parte a corto plazo y organizo las tareas que sí debo hacer o delegar en sus listas correspondientes—, la revisión diaria me dará una perspectiva de qué tengo por delante.

Lo primero que debo revisar al acabar una jornada es qué compromisos tengo al día siguiente. Recuerda que todo aquello que tiene una fecha de vencimiento o que está fijado en un día concreto (una reunión, por ejemplo) va al calendario. Nada que no tenga una fecha objetiva se anota en él, como ya expliqué.

Un vistazo rápido a mi lista de «Próximas acciones» y a la de «Tareas delegadas» me da una perspectiva de asuntos pendientes.

Al día siguiente, cuando empiezo la jornada, hago el recorrido por mi lista de «Próximas acciones» y empiezo a tomar decisiones sobre qué hacer. (De la toma de decisiones hablamos en otro momento).

La revisión semanal: el hábito clave de productividad

Una revisión profunda cada semana de nuestro sistema de productividad es imprescindible. La revisión diaria es rápida, al vuelo, nos sirve para situarnos en el día. Pero la semanal… la semanal es clave.

¿Qué hacemos en la revisión semanal?

• En primer lugar, aclaramos todo aquello que haya quedado en nuestras bandejas de entrada (recuerda, las bandejas son lugares donde temporalmente tenemos «cosas»: el correo electrónico, mi lista de cosas que apunto… pero siempre hay que vaciar esas bandejas).
• Después nos vamos al calendario. Revisamos la semana que termina por si ha quedado algo pendiente y las dos o tres siguientes. De esta revisión pueden surgir nuevas acciones que vayan a nuestro sistema. Por ejemplo: si la semana que viene tenemos una reunión y hay que preparar una documentación antes, eso es una acción que hay que aclarar y colocar en la lista adecuada.
• Lo siguiente es revisar todas nuestras listas: la de acciones delegadas en otras personas, la de próximas acciones y también la lista de algún día/tal vez (la incubadora).
• Ahora revisamos nuestros proyectos. Los proyectos para GTD no son lo que solemos pensar que es un proyecto. Un proyecto para GTD es todo aquello que requiere de más de una acción, por simple que nos parezca. Ya os hablaré de ellos.
• Por último, dedicamos el tiempo final de la revisión (entre una hora u hora y media de revisión semanal) a pensar. Hacemos lo que se conoce como un «barrido mental». De esto también os hablo en el próximo artículo.

Si eres constante y haces bien tu revisión semanal, no necesitas para nada ningún recordatorio de ninguna clase. Tendrás siempre sensación de control de tus obligaciones y una cierta perspectiva.