Aclarar: qué hacer con lo que hemos apuntado

Recordad que en la entrada anterior os hablaba del primer hábito productivo: liberar nuestra memoria y apuntar absolutamente todo lo que se nos pasa por la cabeza.

El segundo hábito para ser efectivos (os lo podéis imaginar) es hacer «algo» con todas esas anotaciones. Parece obvio, pero para muchas personas no lo es.

Ese «algo» se llama «aclarar».

¿Cuántas veces os ha sucedido que os sentáis delante del ordenador con la libreta en la que habéis apuntado un montón de cosas y no recordáis qué queríais decir con alguna de ellas? Esto de «mamá», ¿significa que debo llamarla?, ¿lo anoté para no olvidarme de su cumpleaños?

También sucede que esa lista balbuceante con un montón de ideas, referencias y expresiones se convierte en algo inmenso y excesivamente ecléctico, en un batiburrillo de «cosas» que, al final, no acaban de servirnos para hacer lo que tenemos que hacer.

Aclarar con frecuencia es la clave

Toda esa lista de pensamientos y recordatorios necesita ser tratada o, en nomenclatura de GTD, procesada o aclarada. Esto significa, fundamentalmente, dedicar un tiempo diario para pensar sobre esas anotaciones y tomar decisiones sobre qué hacer con ellas.

Hay que vaciar esa lista de cosas apuntadas que GTD llama «incompletos». Se llaman así porque GTD dice que son ideas, pensamientos, recordatorios… sin acabar, sin completar, sin materializar. ¿Cuántas veces al día hay que vaciar la lista? Depende de la cantidad de ítems que añadas cada jornada, pero yo diría que varias veces.

Cómo aclarar

Lo primero es pensar en cada ítem —en cada «incompleto»—. Qué significa para ti y cómo redactarlo para que sea comprensible y práctico trabajar con ello. Por ejemplo, si en tu lista apuntaste «mamá», cuando te sientas a leerla piensas que esa anotación es un recordatorio que para ti significa que debes comprarle un regalo, pues su cumpleaños está próximo.

Lo segundo, abrir una lista de «próximas acciones» en un lugar DISTINTO al sitio en el que apuntas tus ideas en bruto. Puedes hacerlo en papel o en una aplicación. En ese lugar apuntas todo aquello que debes hacer después de procesar esta lista inicial. Aquí sí, debes redactar cada acción de manera comprensible y accionable, has de poder hacer algo con eso que escribes. Cuanto más concreto seas, mejor.

Así que, siguiendo con el incompleto «mamá», en nuestra lista de próximas acciones podríamos anotar, por ejemplo, lo siguiente: «Comprar en la tienda Pañuelo’s un fular a mamá por su cumpleaños».

Aclarar para eliminar

¿Todo lo que tengo en la lista en bruto con mis pensamientos tiene que transformarse en una acción? Pues no. GTD dice que hay que hacerse preguntas para tomar decisiones.

1. ¿Es algo que puedo ignorar o no hacer? Si es algo que apunté, pero cuando lo pienso veo que no sirve o que no quiero hacer nada con ello, lo elimino.
2. ¿Tardaré menos de dos minutos en hacerlo? Hazlo sin anotar nada.
3. ¿Es información útil que quiero conservar para el futuro? Entonces al archivo. Obviamente, tendrás que tener un espacio donde archivar cosas que solo quieres guardar.
4. ¿Puedo encargárselo a alguien? Entonces delego esa acción en otra persona y, ojo, me anoto que lo he delegado. Lo habéis adivinado: en otra lista de acciones que podemos llamar «acciones delegadas».
5. ¿Tengo que hacerlo yo en un plazo próximo? Pues a la lista de «Próximas acciones?

Organizar en un sistema de listas

Llegados a este punto, os habréis dado cuenta de que un sistema productivo está formado por distintas listas. Os resumo su estructura y en la próxima entrada lo desarrollo:

1. Inbox o bandeja de entrada. Es la lista donde apunto todo (os hablaba de ello en la entrada anterior). Normalmente, no tenemos una única bandeja de entrada, tenemos varias, la que construimos nosotros y otras en las que entran cosas con las que debo hacer algo: correos electrónicos, correo físico, mi sistema de mensajería del teléfono… Todas esas bandejas o inbox debo tratarlas, debo aclararlas varias veces al día. Y, sí, estás acertando: siempre debemos lograr el «inbox zero».
2. Una lista de próximas acciones. Aquí van las cosas que debo hacer pero ya tratadas, procesadas, como se ha explicado.
3. Una lista de acciones delegadas. En ella anoto qué he encargado a qué persona y así puedo hacer el seguimiento.
4. Un archivo. En el archivo va lo que quiero conservar pero que no necesito tener a la vista.
5. Una incubadora o acciones que no debo hacer ahora, pero que quiero reevaluar en el futuro. Ya os hablaré de ello.