No es la primera vez que os hablo en el blog de productividad. Es un tema que hace tiempo que me obsesiona, así que trato de aprender, de leer cosas y de practicarlas. El objetivo final es muy sencillo: aprovechar el tiempo, hacer mejor y más eficiente mi trabajo, arañar unas hora a la semana para hacer deporte, estar con la familia o escribir.

Creo que en alguna que otra ocasión os he contado también que soy un believer de la filosofía GTD (Getting Things Done). No es nada extraño, tampoco nada místico que exija conocimientos especializados ni el manejo de ninguna tecnología: no es más que un planteamiento de organización personal donde se aplican unos flujos de trabajo que nos ayudan a liberar nuestra cabeza de lo que debemos hacer cada día para reflejarlo en una lista de tareas. Más o menos.

Como devoto de GTD, he de confesar que tengo mis altibajos y mis pecados veniales. Trato de ser fiel a la filosofía porque hay evidencias de su utilidad, pero reconozco que en ocasiones no es sencillo seguir a rajatabla sus mandamientos. (Nota: que conste que todo este vocabulario de culto pseudoreligioso es una licencia literaria, que el GTD no es una secta ni nada raro… lo aclaro por si acaso).

Una de las bases del GTD —simplificando mucho— es la construcción de listas. Las listas contienen en primer lugar ideas que capturamos para luego tratarlas y convertirlas, grosso modo, en listas de acciones que debemos realizar.

Listas de seguimiento, de delegación y de espera

Hoy quiero hablaros de un tipo especial de listas que me parecen especialmente útiles. Reconozco —me doy golpes en el pecho— que yo fallaba un tanto en este tipo de registros, pero desde que volví a releer a David Allen (el profeta del GTD) y su «Organízate con eficacia» (la biblia de la productividad) he cambiado mi actitud y he vuelto a la senda de la ortodoxia.

¿Qué pasa con todo eso que planeamos hacer pero que no podemos o no estamos en disposición de comenzar a hacer? Pienso en ejemplos como «aprender baile flamenco» o «aprender alemán». Son deseos, posibilidades, que deben ir de cabeza a un proyecto que podemos denominar «Alguna vez».

Diferente son aquellas acciones que sí pueden comenzarse, aunque no inmediatamente, porque es necesario que suceda algo antes: que termine una obra, que se conceda un presupuesto o que se contrate a una persona, por ejemplo. Esto va a la lista «En espera».

¿Qué pasa si tenemos la capacidad de encargarle a alguien una tarea? Dirigimos un equipo, por ejemplo. Las acciones de un proyecto se las adjudicamos a alguien de nuestro equipo, pero no somos nosotros quienes físicamente nos ponemos a ello. Es la lista de acciones delegadas. Eso sí, debemos controlar que se realizan y que, además, se realizan correctamente.

Esto me lleva a una lista muy útil para mejorar nuestra productividad y que yo he llamado «Lista de seguimiento». Ahí meto todo lo que depende de que alguien haga algo (no necesariamente es una delegación), pero que quiero controlar para que no suceda esto que es tan español, que ocho meses después de hablar de un tema alguien dice: «oye, ¿y qué pasó con esto»?

Algunos ejemplos para ver más claro las «listas de seguimiento»: se requiere al departamento de informática que instale un programa para poder iniciar un proyecto; he solicitado un papel para poder presentar en una administración; he enviado un correo electrónico a un compañero pidiéndole una documentación.

Todo esto que os acabo de relatar va a la lista de seguimiento, con un comentario sobre cuándo y cómo pedí todo eso. Me pongo un recordatorio para estar más encima, para hacer el seguimiento. Si cuando salta el recordatorio ya está resuelto, acción completada; si no, hay que solicitarlo de nuevo.

Y tú, ¿cómo te organizas? ¿Me lo cuentas en los comentarios?

Foto: Tero Vesalainen